Extrait Kbis : contenu, obtention et durée de validité

L'extrait Kbis est le document que délivre le greffe du tribunal de commerce pour attester qu'une société est immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Il porte son identité légale à jour : dénomination, forme juridique, siège, capital social, dirigeants et procédures en cours.

Ce que l'extrait Kbis atteste réellement

Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés, le RCS, que tiennent les greffes des tribunaux de commerce. Sa fonction tient en une phrase : il établit qu'une entreprise commerciale existe légalement à la date où le document a été édité, et il en donne l'état civil complet. C'est pour cela qu'on le présente couramment comme la carte d'identité de la société, image commode mais qui laisse croire à un document figé alors qu'il reflète l'inscription au registre au jour de sa délivrance.

Ce que le document apporte de plus qu'une simple fiche consultée en ligne, c'est son émetteur. Il est signé par un officier public, le greffier, à qui le droit confie la tenue du registre et qui engage sa responsabilité sur la conformité des mentions. Un acheteur public, un banquier ou un assureur ne demandent pas cet extrait par formalisme : ils veulent une pièce dont l'origine est identifiable et la date certaine, ce qu'une capture d'écran d'annuaire ne leur donne pas.

Extrait K, extrait Kbis : la différence tient à la personne

Les deux appellations désignent le même registre et la même formalité, elles ne visent pas la même personne. L'extrait K concerne une personne physique commerçante, c'est-à-dire une entreprise individuelle inscrite au RCS. L'extrait Kbis concerne une personne morale : SARL, SAS, SA, SNC, société civile exerçant une activité commerciale. La confusion est sans conséquence pratique dans la conversation courante, elle en a une quand un cahier des charges réclame l'un ou l'autre et que la forme juridique de l'entreprise ne correspond pas.

Le choix de cette forme au moment de la création commande donc la nature du document que l'on pourra produire ensuite. Notre page sur la forme juridique d'entreprise détaille ce que chaque statut implique en matière d'immatriculation et de responsabilité.

Ce que le document ne dit pas

Un extrait Kbis ne contient aucune information sur le chiffre d'affaires, sur les résultats, sur les dettes ni sur les incidents de paiement. Il ne dit pas non plus si l'entreprise honore ses factures. Beaucoup d'acheteurs s'arrêtent au Kbis en croyant avoir contrôlé leur fournisseur, alors qu'ils n'ont vérifié que son existence. Les comptes annuels déposés au greffe, quand ils le sont, et l'état des privilèges et nantissements sont deux documents distincts, qui se commandent séparément et qui portent, eux, sur la situation économique. La lecture d'un bilan d'entreprise répond à une question que le Kbis ne pose même pas.

Les mentions que porte un extrait Kbis

Le contenu est standardisé, ce qui permet de le lire vite une fois qu'on en connaît la structure. On y trouve, dans l'ordre habituel de présentation :

• le greffe d'immatriculation et le numéro unique d'identification, qui est le SIREN, suivi de la date d'immatriculation ;
• la dénomination sociale, le sigle et, le cas échéant, le nom commercial ou l'enseigne ;
• la forme juridique et le montant du capital social ;
• l'adresse du siège, la durée de la personne morale et la date de clôture de l'exercice social ;
• l'activité principale déclarée, à ne pas confondre avec le code APE attribué par l'INSEE ;
• l'identité des dirigeants, des associés indéfiniment responsables et, quand il en existe un, du commissaire aux comptes ;
• les mentions de procédure collective en cours, de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Deux lignes méritent une attention particulière. Le montant du capital social renseigne sur l'engagement des associés, sans préjuger de la trésorerie disponible : un capital de cent euros est légal pour une SARL et ne dit rien de la solidité de l'entreprise. L'activité déclarée, elle, se compare utilement à la prestation proposée. Un prestataire dont l'objet ne couvre pas ce qu'il facture n'est pas nécessairement de mauvaise foi, mais l'écart mérite une question avant la signature.

Le numéro d'identification permet ensuite tous les recoupements. Il ouvre la fiche de l'entreprise dans l'annuaire des entreprises, et son extension à quatorze chiffres donne le numéro SIRET de chaque établissement.

Obtenir un extrait Kbis : trois voies selon qui le demande

Les étapes à effectuer ne sont pas les mêmes selon que l'on réclame le document de sa propre entreprise ou celui d'une autre. C'est la source la plus fréquente de malentendus, parce que la gratuité annoncée depuis 2023 ne vaut que pour le premier cas.

Le dirigeant, gratuitement, par MonIdenum

La démarche du dirigeant qui veut l'extrait de sa société passe par MonIdenum, le service d'identité numérique des greffiers des tribunaux de commerce. L'inscription se fait une fois, avec une pièce d'identité, et donne ensuite accès au document autant de fois que nécessaire, sans frais. C'est la voie à privilégier quand un appel d'offres réclame ce justificatif, ou lors de l'ouverture d'un compte bancaire professionnel, puisqu'un extrait fraîchement daté ne coûte rien.

Un tiers, par le service en ligne des greffes

Pour obtenir l'extrait d'une entreprise dont on n'est pas le dirigeant, la commande passe par le site Infogreffe, guichet commun des greffes. Le document est payant à l'unité, à un tarif réglementé fixé par arrêté, de l'ordre de quelques euros en version électronique et un peu plus par courrier. La recherche se fait sur la dénomination, sur le numéro d'identification ou sur le nom d'un dirigeant. Le fichier téléchargé est un original, non une copie : aucune copie certifiée conforme n'a à être demandée en plus. Ce montant est sans commune mesure avec le coût d'un impayé : sur un premier engagement significatif avec un fournisseur inconnu, la dépense se justifie seule.

Le guichet unique et l'attestation d'immatriculation au RNE

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, de modification et de cessation passent par le guichet unique électronique tenu par l'INPI, qui a remplacé les centres de formalités des entreprises. Dans le même mouvement, le registre national des entreprises, le RNE, centralise l'immatriculation de toutes les entreprises en France, y compris celles qui ne relèvent pas du registre du commerce. L'INPI délivre une attestation d'immatriculation au RNE, gratuite, qui prouve elle aussi l'existence de l'entreprise.

Cette attestation ne remplace pas le Kbis partout. Quand un texte ou un cahier des charges exige nommément un extrait du registre du commerce, l'extrait RNE ne satisfait pas la demande. En pratique, une société commerciale a intérêt à disposer des deux : le Kbis pour les demandes formelles, l'extrait RNE quand l'interlocuteur veut seulement une preuve d'immatriculation.

Les questions que l'on nous pose sur l'extrait Kbis

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Le dirigeant télécharge celui de sa société gratuitement sur MonIdenum, après avoir activé son identité numérique. Un tiers le commande à l'unité sur le site des greffes, Infogreffe, en saisissant la dénomination ou le numéro d'identification de l'entreprise recherchée.

L'extrait Kbis est-il vraiment gratuit ?

Il l'est depuis le 1er janvier 2023 pour le dirigeant qui demande l'extrait de sa propre entreprise. Il reste payant, à un tarif réglementé, lorsqu'on demande celui d'une société tierce. Les deux situations sont souvent confondues.

Qui peut demander l'extrait Kbis d'une autre entreprise ?

N'importe qui. Le registre du commerce et des sociétés est public, la demande d'extrait ne suppose aucune justification, aucune autorisation et aucun lien avec l'entreprise concernée.

Quelle est la durée de validité d'un extrait Kbis ?

Aucune durée n'est fixée par la loi. Le délai de trois mois généralement exigé vient des banques, des assureurs et des acheteurs publics, qui l'inscrivent dans leurs propres conditions d'obtention.

Un auto-entrepreneur a-t-il un extrait Kbis ?

Seulement s'il exerce une activité commerciale et se trouve inscrit au registre du commerce. Un micro-entrepreneur en profession libérale n'en a pas : sa preuve d'immatriculation est l'avis de situation au répertoire Sirene.

Quelle différence entre extrait K et extrait Kbis ?

L'extrait K vise une personne physique commerçante, autrement dit une entreprise individuelle. L'extrait Kbis vise une personne morale. Le registre, le contenu et la démarche sont identiques.

Le Kbis de moins de trois mois, un usage et non une règle

Aucune disposition ne donne de date de péremption à un extrait du registre. Ce qui périme, c'est l'information : une adresse de siège, un dirigeant ou un capital peuvent changer du jour au lendemain, et l'extrait n'en dit rien puisqu'il décrit le registre tel qu'il était le jour de son édition. Le délai de trois mois est la convention par laquelle les organismes ont traduit ce risque, et il figure aujourd'hui dans la plupart des règlements de consultation et des dossiers de financement.

La conséquence pratique est simple. Un extrait conservé dans un dossier ne sert qu'une fois, et la gratuité obtenue par MonIdenum retire tout intérêt à le stocker : on l'édite au moment où on le demande. Dans l'autre sens, exiger d'un fournisseur un document récent n'est pas une tracasserie administrative mais le seul moyen de vérifier qu'il est toujours en activité et que l'interlocuteur qui signe est bien celui que le registre désigne.

Vérifier un extrait Kbis avant de s'engager

Le document circule par courriel, en PDF, et rien n'empêche matériellement de le retoucher. Des sociétés fictives ou radiées s'en servent pour se donner une apparence de légitimité, en particulier dans les fraudes au faux fournisseur et au changement de coordonnées bancaires. Recevoir un extrait ne remplace donc pas de le contrôler.

Les trois recoupements qui suffisent

Le premier consiste à reprendre le numéro d'identification porté sur le document et à le saisir dans l'annuaire des entreprises publié sur data.gouv.fr. La dénomination, l'adresse du siège et l'état administratif affichés doivent correspondre. Le deuxième porte sur la date d'édition et sur la référence de téléchargement, que le service des greffes permet de valider. Le troisième compare le nom du signataire du contrat à celui des dirigeants inscrits : un mandataire qui n'apparaît nulle part sur l'extrait doit produire une délégation.

Une incohérence entre le numéro d'identification et la raison sociale suffit à écarter le document, sans autre analyse. Les défauts graphiques, en revanche, ne prouvent rien : un PDF réimprimé et scanné se dégrade normalement. C'est le recoupement des données avec la source publique qui tranche, jamais l'apparence. En cas de doute persistant sur une entreprise commerciale, le greffe compétent répond aux demandes de vérification, et la souscription d'une assurance responsabilité civile professionnelle par le prestataire se contrôle par une attestation distincte.

Les entreprises qui n'ont pas d'extrait Kbis

Réclamer un Kbis à un interlocuteur qui n'en aura jamais est une erreur courante, et elle bloque des dossiers pour rien. Dans le droit français, ne sont inscrites au registre du commerce et des sociétés que les personnes exerçant une activité commerciale. En sont donc dépourvues les professions libérales, réglementées ou non, les associations, les exploitations agricoles, ainsi que les micro-entrepreneurs dont l'activité relève des prestations de service non commerciales.

Pour toutes ces structures, la preuve d'existence est l'avis de situation au répertoire Sirene, délivré gratuitement par l'INSEE, ou l'attestation d'immatriculation au registre national des entreprises. Les artisans, quant à eux, relèvent depuis 2023 du RNE et non plus du répertoire des métiers : l'ancien extrait D1 délivré par la chambre de métiers a disparu avec lui, ce que beaucoup de formulaires n'ont pas encore intégré.

Une entreprise qui exerce à la fois une activité commerciale et une activité artisanale est inscrite aux deux titres et dispose bien d'un extrait Kbis. Les critères d'inscription au registre du commerce se lisent alors sur l'activité réellement exercée, pas sur l'intitulé que l'entreprise se donne.

Radiation et procédure collective : ce que le registre continue de dire

Une entreprise radiée sort du registre : il n'est plus possible d'obtenir son extrait Kbis, seulement une attestation de radiation portant la date et le motif. C'est le premier signal à chercher quand un fournisseur devient injoignable. Notre page sur la radiation d'une entreprise au RCS détaille ce que la mesure entraîne pour les contrats en cours.

Tant que l'entreprise existe, en revanche, l'ouverture d'une sauvegarde, d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire apparaît sur l'extrait, avec la date du jugement et l'identité du mandataire désigné. Ces mentions sont l'information la plus utile du document pour qui s'apprête à contracter, et pourtant la plus souvent survolée. Un extrait daté de la veille sur lequel figure un redressement en cours ne signifie pas qu'il faut renoncer, il signifie qu'il faut demander qui décide et qui paie, car le débiteur ne dispose plus seul de son entreprise.

Ces mentions disparaissent au terme de la procédure, une fois le plan exécuté. Un extrait vierge obtenu aujourd'hui ne dit donc rien du passé de la société. Pour reconstituer une trajectoire, il faut remonter aux actes et aux comptes déposés au greffe, que le service en ligne des greffes met à disposition et que reprennent les sources de données d'entreprise ouvertes.